L'association Brigade SOS Francophone tiendra le Dimanche 14 Juin à partir de 15h une assemblée générale.
Cette assemblée générale aura pour lieu un channel IRC que je divulguerai aux ocncernés.
Le channel sera en moderé la plupart du temps, avec bien sûr des moments où tout le monde pourra s'exprimer.
On tentera une assemblée générale par Teamspeak une autre fois, quand on aura le temps de faire quelques tests de fonctionnement.
L'ordre du jour:
* Relecture des statuts et des rôles déjà attribués afin que tout le monde soit d'accord avec le fonctionnement de l'association.
* Définition d'une cottisation (oui/non, et si oui combien.)
* Inscription des personnes souhaitant participer à la vie de l'association. Cette inscription se fera d'abord par IRC et sera ensuite finalisée à la Japan Expo. Si vous ne venez pas à la Japan Expo, il y aura un bulletin d'inscription à nous renvoyer par la poste.
* Etat des lieux des différents rôles attribués au sein de l'association pour le fanzine et certaines sections du forum.
* Récapitulatif des informations concernant la Japan Expo et des avancées des tractations avec les différents éditeurs. Un gestionnaire des responsables du stand et un responsable matériel sont notamment à distribuer.
* Etat des lieux du fanzine : avancement, détails sur le déroulement de la production,
* Etat des lieux des différentes tractations concernant les éditions et les éditeurs des œuvres de Haruhi. (Quelles sont les sorties annoncées. Qu'en est-il des visuels utilisés/bonus/goodies/versions collector disponibles ?)
* Et pour finir les trucs chiants: le bilan comptable. (Kohaku va adorer)
* Si vous avez des questions ou des sujets à aborder, merci de nous les signaler.
Notez bien que l'adhésion à l'association se fera pour les personnes motivées et uniquement à leur demande. Aucun formulaire ne sera publié sur le net: seules les personnes venant demander à s'inscrire à l'issue de l'AG ou pendant se verront remetre un formulaire (ou si elles préfèrent s'inscrire à la JE, aucun souci.)
Merci également de préciser si vous venez à cette AG ou non dans ce topic, et si vous avez des questions.
L'AG est ouverte à tous les intéressés, bien évidemment.
EDIT : Et voila le compte rendu
Compte Rendu de l'AG du 14 juin 2009
Liste des participants
Alucard
Axel Terizaki
Kabu
Kohaku
QCTX
Rin-Kun
Keul
Babatus
Baka-Saru
Dominus41
ElKaizer
FD
Kuroro
Jill Jen
Le`Mamelouk
MikeNeko
Mop
Moya
Nefka
Ninjigen
pop_pig
PPN
Ricou
Romukaji
Sedeto-chan
Trit
Yggdrasill
Rôles et Statuts
Les seuls rôles actuellement attribués sont ceux des membres fondateurs :
— Président : Axel Terizaki
— Trésorier : Kohaku
— Secrétaire : QCTX
Le statut de l'association est quasi-officiel, il ne nous manque plus que la parution au bulletin du Journal Officiel, paraissant tous les mois aux alentours du 15.
Une section "privé" sera créée sur le forum pour les membres de l'association. Elle permettra, entre autres, de discuter des sujets sensibles comme les surprises et les concours que nous vous préparons. La section "publique" de l'association sera évidemment maintenue.
Cotisation
Le tarif de la cotisation est posé à 5 € (cinq euros) par personne et par an (soit 42 centimes par mois pour les geeks du fond).
Ce tarif sera revu et corrigé chaque année en AG plénière.
L'objectif de cette cotisation est double : pouvoir avancer de l'argent pour l'inscription de stands en conventions et pouvoir éviter que trop de gens peu motivés s'inscrivent.
Les cotisations sont à régler à l'ordre de la "Brigade SOS Francophone" et à renvoyer à Kohaku.
Le versement de sommes supérieur au tarif de la cotisation sera considéré comme un "don" fait à l'association et viendra enrichir la caisse commune.
Rappel : Pour faire un don sans faire partie de l'association, vous pouvez utiliser un compte Paypal disponible sur le forum.
Inscriptions
Les bulletins d'inscriptions sont à demander par message privé à QCTX.
Vous êtes priés de ne pas diffuser ou copier ces documents auprès d'autres personnes, qu'elles soient membres du forum ou pas.
Les bulletins sont à renvoyer à l'adresse personnelle de QCTX.
Pour les manieurs de pelles et de pioches de moins de 16 révolutions, une autorisation parentale est à compléter et à renvoyer en même temps que les bons d'adhésion. Les documents vous seront envoyés sous forme de fichier zip contenant les deux fichiers PDF à imprimer (faites un geste pour l'écologie !).
Les informations nécessaires à l'inscription sont vos nom, prénom, pseudo, date de naissance et adresse(s). Rien de plus.
Les fichiers sont à renvoyer par service postal ou bien à donner en mains propres lors de la Japan Expo.
Un projet de carte de membre est à l'étude, mais rien de concret pour l'instant (on a d'autres chats à fouetter).
La liste des adhérents ne sera pas consultable immédiatement. Probablement pas avant la prochaine AG.
Stand Japan Expo
Matériel validé :
— stand de 2x5m²;
— 2 tables de 2 mètres chacune ;
— 5 chaises ;
— 4 pass staff (seront attribués à ceux qui feront les ouvertures des stands) ;
— une nappe ignifugée pour chacune des tables, normalement de couleur rouge (ou jaune s'ils n'ont plus de rouge) ;
— 4 m d'affichage (vertical) ;
— une alimentation électrique partagée à 4 (TV, lecteur DVD, bouilloire...) ;
Le stand est inscrit au concours de décoration. Nous avons des affiches prévues par Alucard, mais nous sommes ouverts à toutes suggestions.
Le stand est entièrement financé par Pika cette année. Kaze viendra peut-être nous aider, mais ce n'est pas leur priorité.
L'emplacement des stands est encore inconnu.
Le planning de l'occupation du stand sera définitif 8 jours avant le début des festivités.
Pour des raisons de représentation légale, les membres de l'association seront prioritaires pour tenir le stand.
Brassards :
— Trouver du papier-cadeau mat rouge (responsabilité prise par Jill Jen) ;
— 4 pochoirs de chaque style (réalisés par Baka-Saru) ;
— Feutres 
Responsables :
Un membre de l'association est requis pour toute tenue de stand sur n'importe quelle convention. Cette personne de référence devra rendre des comptes au reste de l'association sur le forum. Idéalement, ces responsables seront répartis selon leurs zones géographiques, mais des modifications pourront êtres apportées pour chaque convention. Le but sera de pouvoir comprendre ce qui s'est passé/a foiré/à réussi pendant le salon et ce qu'il faut garder/améliorer/jeter.
À partir du moment où l'on a une présence légale il est important d'agir avec responsabilité.
Si vous manquez d'expérience, un membre de l'association pourra vous brieffer avant de partir.
— Il est le seul et unique représentant de l'association sur place, même si d'autres membres sont présents.
— C'est lui qui voit directement avec les organisateurs du salon sur place, etc., etc.
— C'est lui qui gère la caisse pour le fanzine ;
— C'est lui qui nous appelle en cas de soucis "lourd" sur le stand...
— Et une fois le salon terminé, il nous fait un rapport détaillé et factuel de ce qui s'est passé.
Ce rôle est donné sur la base du volontariat.
En cas de difficulté quelconque, il pourra être secondé par un suppléant.
Les discussions concernant le choix du référent se feront dans la section "privé" du forum associatif.
Fanzine
Il ne manque plus trop de textes et d'images, si ce n'est des articles promis qui ne sont pas encore arrivés ou finalisés.
Jill Jen se propose pour la gestion de la mise en page sous Scribus, un logiciel libre. Proposition plus qu'acceptée.
Date limite de production :
Le jeudi 25 juin.
Format :
— 3 rubriques complètement closes
— 3 autres en route
— 7 illustrations pleine page
— Une couverture en couleurs et tout le reste ne noir et blanc.
Tirage :
De 50 à 100 exemplaires pour la Japan Expo, 30 pour les autres conventions. 15 de plus pour Axel (qui seront envoyés à nos contacts : Noizi Ito, par exemple). Le tarif n'est pas encore fixé et dépendra du tarif des impressions.
Le magazine contiendra entre 20 et 30 pages au format A5, le chiffre exact dépendra de la mise en page adoptée.
Une étude comparative des tarifs doit être faite pour l'envoi à l'imprimerie.
Responsabilités :
Organisateur
— Shyne (Rédacteur en Chef)
Rédacteurs
— Ricou
— Grimm
— Makax
Dessinateurs
— Sedeto-chan
— PPN
— Grimm
— Baka-saru
Correcteurs
— Gary
— Jill-Jenn
— QCTX
— Kabu
— Trit'
Note : les membres du fanzine sont CHAUDEMENT INVITÉS à faire partie de l'association. Vous êtes priés de contacter QCTX au plus vite afin de recevoir les documents nécessaires à votre inscription.
Ne sont volontairement pas pris en compte dans ce listing les "guest", qui n'auront pas les mêmes accès que les membres de l'association.
Éditeurs
Beaucoup d'infos ne sont disponibles uniquement que pour les membres de l'association. Nous n'avons pas pris le temps de demander l'autorisation de diffusion de ces infos, aussi, je préfère en passer par là.
KAZE :
— De leur point de vue, la promo de la série est terminée (jusqu'à la sortie de la saison 2). Ils ne sont donc plus vraiment là nous pour soutenir.
— La question des droits de la saison 2 leur a été posée, mais avec l'arrivée de la JE, ils n'ont pas le temps d'y penser.
— La sortie de la saison 2 avec ses épisodes qui s'intercalent dans la saison 1 réduit à néant tout projet de sortie du coffret de la saison 1. L'idée d'une box compilant les deux saisons leur plait, mais sera irréalisable avant un moment.
— En dehors de cela, Kaze nous rend toujours de bons services, car nous avons de très bonnes relations avec eux.
PIKA :
— Un mini-site concernant la série sera bientôt lancé (pour la sortie du premier tome). Nous avons pu y accéder et apporter des corrections dont certaines ont été prises en compte. On n'y trouve pas de lien DIRECT vers le site Haruhi.fr, mais de façon INDIRECTE nous sommes déjà présents sur la page d'accueil.
— Des lots pour les tombolas à la JE nous serons fournis de leur part.
— Ils payent les stands de la JE.
— Nous serons forcément amenés à les rencontrer à nouveau (si cela ne se fait pas à la JE).
Bref, d'une manière générale ils nous font un suivi d'à peu près tout ce qu'ils font et dialoguent avec nous pour envisager d'autres choses.
HACHETTE :
Avec Hachette, ça se passe un peu moins bien, mais il nous reste beaucoup d'espoir.
Les infos sont donc les suivantes :
— La couverture sera rouge et ne comportera pas de référence directe ou indirecte à Noizi Ito.
— Il n'y aura aucune illustration de Noizi Ito à l'intérieur de cet ouvrage.
— Le prix du volume sera de 14 €.
Ces choix s'expliquent parfaitement avec les arguments suivants :
— Le but de Hachette n'est pas d'avoir une reconnaissance immédiate avec ce premier tome, mais un succès sur le long terme.
— Le roman Haruhi est prévu comme un succès purement littéraire, sa sortie sera donc complètement décorrélée des différents supports existants pour l'oeuvre.
— Hachette n'est pas encore au courant de notre projet de faire venir Noizi Ito en France.
— La traduction, de ce que l'on peut en lire sur l'interview par Gary, à l'air d'un très bon niveau. Et dans un roman, c'est ce qui importe le plus.
Nous discutons avec eux pour voir ce que nous pouvons faire ensemble pour remédier au problème.
Profitez de la JE pour faire un maximum de publicité pour toutes les éditions de Haruhi sorties et à venir.
Aucune œuvre ne sera vendue sur le stand en dehors du fanzine.
Bilan comptable
Le compte n'est toujours pas opérationnel par manque de diffusion au Journal Officiel.
Dès que ce sera fait, nous pourrons encaisser le remboursement de Pika et vos cotisations.
Divers
— Aucun achat groupé de tee-shirt n'est prévu par l'association.
— Les dons faits à l'association ne sont pas déductibles (des impôts), car nous ne sommes ni une association caritative, ni un groupe politique.
— À la fin de cette Assemblée Générale, le Secrétaire a pu diffuser une quinzaine de bons d'adhésions.
— Toutes mes ficelles de caleçon à Kyonata qui a réussi à arriver sur le chan une fois que tous les sujets avaient été discutés.
